Calculadora de TCO de un CRM

El precio de portada de un CRM es una fracción de lo que cuesta sostenerlo. El coste total de propiedad (TCO) suma lo que se paga al proveedor y lo que cuesta operar el sistema cada año: licencias, usuarios, contactos, complementos, implantación, migración, soporte y renovación.

El TCO se calcula sobre el periodo que piensas quedarte con la herramienta, casi siempre tres años. Los costes únicos del primer año se reparten entre los años de uso, porque amortizarlos todos en el año uno hace que la comparativa con otro plan de tres años sea injusta.

TCO a 3 años (€) = costes anuales recurrentes × 3 + costes únicos de implantación y migración

Las variables del coste

Licencias. El precio por usuario del plan elegido, con su pago anual si hay descuento. Es la base del cálculo y la única variable fija.

Usuarios y contactos. Los asientos extra y el tamaño de la base de datos. Muchos planes cobran por encima de un umbral de contactos, y ese coste se duplica en marketing si el volumen crece.

Complementos e integraciones. Add-ons, canales, envíos y conectores. Cada uno tiene su tarifa y casi siempre se decide después de comprar, cuando el coste ya no se negocia.

Implantación y migración. Configuración inicial, limpieza de datos, mapeo de campos y horas de consultoría. En los proveedores con implantación gratuita, el coste se esconde en los servicios que nadie presupuestó.

Soporte y renovación. El plan de soporte y la subida de precio en la renovación. El TCO real usa el precio de renovación, no el de lanzamiento, porque el segundo no se sostiene.

Ejemplo

Caso de una empresa con doce usuarios que compara dos planes a tres años.

Ejemplo (no es cifra oficial). El plan cuesta 30 € por usuario al mes con pago anual: 30 € × 12 × 12 usuarios = 4.320 € al año. La base de marketing supera el umbral incluido y añade 600 € anuales. Dos complementos suman 480 € al año. La implantación, la migración y las horas de configuración suman 3.200 € únicos. El soporte preferente cuesta 900 € al año.

El cálculo a tres años: costes recurrentes de 6.300 € al año (licencias, contactos, complementos y soporte) por tres años, más 3.200 € únicos: 6.300 × 3 + 3.200 = 22.100 €. El coste por usuario y mes sale de dividir: 22.100 ÷ 3 ÷ 12 ÷ 12 = 51 €.

Concepto	Cálculo	Importe anual
Licencias	12 usuarios × 30 € × 12	4.320 €
Contactos extra	base por encima del umbral	600 €
Complementos	2 add-ons	480 €
Soporte preferente	plan anual	900 €
Coste recurrente anual		6.300 €
Implantación y migración	pago único	3.200 €
TCO a 3 años	6.300 × 3 + 3.200	22.100 €
Coste por usuario y mes	22.100 ÷ 36 ÷ 12	51 €

El coste por usuario y mes es la cifra que permite comparar planes con estructuras de precio distintas. Un plan más barato por licencia puede salir más caro por usuario cuando los contactos y los complementos entran en el cálculo.

Ojo con la renovación. Los precios de lanzamiento suben en la renovación y los complementos se acumulan. El TCO se calcula con el precio que vas a pagar el tercer año, no con el que te enseñaron en la demo.

Cómo montar la tuya

Pide al proveedor una lista de costes completa por escrito, con los precios de renovación. Los vendedores entregan el precio del primer año; el TCO necesita el segundo y el tercero.

Revisa los límites de tu propio uso. El número de contactos, los envíos y las integraciones que necesitas hoy definen si el plan básico es una trampa o un acierto.

Cuenta las horas internas. La configuración que asume tu equipo tiene un coste, aunque no aparezca en la factura: dos semanas de una persona de administración no son gratis.

Compara siempre el mismo periodo y el mismo alcance. Un TCO a tres años con doce usuarios solo se compara con otro TCO a tres años con doce usuarios.

Punto clave. El TCO convierte el precio de portada en un coste comparable. Si la diferencia entre dos planes no aparece hasta el año dos, este cálculo es lo que la saca a la luz.

El TCO responde cuánto cuesta el sistema; la calculadora de ROI de un CRM responde si ese coste se devuelve. Las dos piezas juntas son la base para decidir.