Guía práctica
Publicado y verificadoCómo migrar de un CRM a otro
Plan de migración entre CRM: inventario de datos, mapeo de campos, pruebas, corte y convivencia temporal para no perder histórico ni ventas.
Cambiar de CRM es una de las decisiones más costosas en adopción de herramientas, no por el software, sino por los datos y los hábitos que hay que trasladar. Esta guía ordena la migración para que el corte no coincida con una campaña ni con el cierre de trimestre.
Nota. El riesgo no está en exportar los datos, sino en que el equipo pierda la confianza en el nuevo sistema durante las primeras semanas.
Fase 1. Inventario de lo que se migra
Antes de tocar el sistema nuevo, documenta qué hay en el actual:
| Categoría | Ejemplo | ¿Se migra? |
|---|---|---|
| Contactos y cuentas | Leads, clientes, proveedores | Sí, tras limpieza |
| Negocios y pipeline | Etapas, importe, fecha esperada | Sí |
| Actividad e historial | Emails, llamadas, notas | Decidir por antigüedad |
| Campos personalizados | Fuente, segmento, scoring | Sí, mapeados |
| Automatizaciones y workflows | Secuencias, reglas | Rehacer en el destino |
La regla práctica: conserva el histórico que ayuda a vender o atender, y archiva el resto. No pagues por migrar datos que nadie consulta.
Fase 2. Mapear campos y etapas
Cada CRM tiene su propia forma de nombrar las cosas. Construye una tabla de mapeo entre el origen y el destino para cada campo y cada etapa del pipeline.
Los desajustes más comunes:
- Campos con valores distintos (estado “caliente” frente a “S1”).
- Etapas que no existen en el destino.
- Duplicados que el sistema nuevo no fusiona igual.
El mapeo es la parte que más se subestima y la que más errores produce.
Fase 3. Prueba con un lote pequeño
Haz una migración de prueba con una muestra real (por ejemplo, un territorio o un mes de actividad). Verifica que los campos llegan completos y que los permisos funcionan antes de migrar todo.
Fase 4. Corte y convivencia temporal
Define una fecha de corte (evita cierre de mes) y un período de convivencia de 2 a 4 semanas en el que el sistema antiguo siga accesible en solo lectura.
| Acción | Cuándo |
|---|---|
| Migrar lote de prueba | Semana 1 |
| Validar y corregir mapeo | Semanas 1-2 |
| Corte oficial | Fin de semana, nunca cierre de mes |
| Convivencia en lectura | Semanas 3-6 |
| Desactivar sistema antiguo | Después de validar datos y procesos |
Si en la convivencia el equipo sigue operando en el sistema viejo, es señal de que la configuración del nuevo no encaja con el proceso real. Eso se corrige antes de desactivar el origen.