Plantilla de requisitos de CRM: qué pedir antes de comprar

Casi todos los CRM se compran al revés: primero la demo, luego el precio y al final la pregunta de qué necesitaba el equipo. Esta plantilla invierte el orden. Antes de pedir una demo tienes que escribir, en una hoja, qué debe hacer el sistema para que el equipo venda igual o mejor que hoy.

La plantilla es un marco de trabajo, no una herramienta concreta. Funciona con una tabla y cualquier hoja de cálculo, y lo que obliga a hacer es nombrar cada necesidad antes de que aparezca como una carencia en el tercer mes de uso.

Cómo usar la plantilla

Reúne a las personas que tocan el CRM cada día. No solo a quien lo va a comprar: ventas, atención, marketing y administración aportan requisitos distintos.

Rellena una fila por necesidad real, no por funcionalidad de catálogo. “Que se conecte con WhatsApp” no es un requisito; “que un posible cliente que escriba por WhatsApp quede en el mismo sitio que el resto de conversaciones” sí lo es.

Marca cada fila como imprescindible o deseable. Lo imprescindible es lo que rompe el trabajo si falla. Lo deseable mejora el día a día pero tiene alternativa. Todo lo que no es ninguna de las dos se queda fuera de la comparativa.

Tabla de ejemplo

El ejemplo es de una empresa de servicios que vende proyectos de 3 a 12 meses, con tres personas en ventas y una en marketing.

Necesidad	Requisito	Tipo	Prioridad
Seguimiento de propuestas	Campos para fecha, importe y estado	Imprescindible	1
Respuesta rápida a formularios	Aviso automático al comercial asignado	Imprescindible	1
Informes mensuales	Exportar embudo por etapas a hoja de cálculo	Deseable	2
Correo masivo de marketing	Envíos con limitación de contactos	Deseable	3
Móvil	App con edición de oportunidades	Deseable	2
…	…	…	…

La columna de prioridad ordena qué probar primero en la demo. Si una herramienta falla en un imprescindible, no importa lo bien que resuelva los deseables.

Lo que suele faltar

Cuatro apartados se olvidan casi siempre y luego se pagan como sobres de la factura.

Los permisos y roles definen quién crea, quién edita y quién solo lee. Una agencia que externaliza ventas necesita perfiles limpios desde el día uno.

Migración de datos. Qué se exporta del sistema actual, en qué formato y quién lo revisa. Si hoy trabajas con hojas de cálculo, el requisito es conservar el histórico de oportunidades.

Integraciones. Lista de las herramientas que ya pagas y que deben hablar con el CRM: correo, teléfono, facturación, calendario. Cada integración no incluida es trabajo manual.

Presupuesto total. El precio de la licencia es un requisito más, no el único. Incluye usuarios, contactos, complementos e implantación en la misma tabla.

Ojo con el tiempo de los vendedores. El requisito que más se infla en la demo es el que nadie usa luego. Que cada persona de ventas confirme en una reunión de una hora qué necesita para no perder tiempo, y que firme la lista.

Regla de oro. Si un requisito no cambia la forma en que el equipo trabaja hoy, no es un requisito: es una preferencia. Las preferencias se negocian; los requisitos no.

Al terminar la lista, tienes el documento que se lleva a cada demo y a cada presupuesto. La calculadora de ROI de un CRM te ayuda a ponerle precio a lo que esa lista debería ahorrar.