CRM gratis para control de ventas: cuáles aguantan de verdad

En una frase. Para controlar ventas gratis en 2026 hace falta un pipeline, un registro de llamadas y un seguimiento de emails; el plan free aguanta si su tope de contactos cubre tu cartera a un año, y el coste llega con la migración.

Cuando alguien pregunta en Google “¿qué programa gratuito puedo usar para llevar control de ventas?”, no está buscando el mejor CRM del mundo. Quiere salir de la hoja de cálculo o de la memoria, y quiere hacerlo sin pagar. Este artículo revisa los planes gratuitos que sirven para eso, con sus límites reales de usuarios y contactos, y separa los que aguantan un primer año de los que se quedan cortos.

La pregunta real

Controlar ventas gratis es un problema de tres piezas: un pipeline donde se vea cada oportunidad y su etapa, un registro de llamadas y de emails que no pierda el hilo, y un sitio donde anotar el próximo paso. Eso cubre el primer año de casi cualquier negocio pequeño. La automatización de secuencias, los informes avanzados y el marketing viven en planes de pago, y contratarlos porque vienen en el mismo producto es la vía más rápida de pagar por lo que no usas.

Los planes gratuitos de 2026 cumplen ese papel, pero cada uno corta por un sitio distinto. Unos limitan usuarios, otros contactos, otros la actividad. Lo que decide es el tope que aguanta tu cartera, no el número de funciones.

Los planes gratis que aguantan un primer año

Zoho CRM da tres usuarios sin fecha de caducidad publicada, con leads, oportunidades, workflows e informes en el plan free. HubSpot deja trabajar a dos personas con un pipeline y 2.000 envíos de email al mes con su marca. Salesforce Free Suite aguanta dos usuarios con una condición: iniciar sesión al menos una vez cada 60 días. Bigin permite un usuario y 500 registros. Vtiger llega a diez usuarios y 3.000 registros con el plan One Pilot. EngageBay reparte 15 usuarios con un tope de 250 contactos. Odoo deja una aplicación gratis y Brevo funciona sin coste con 300 emails diarios.

CRM	Usuarios	Límite del plan free	Para qué aguanta
Zoho CRM	3	Sin caducidad; workflows e informes	Equipo de tres que hace seguimiento
HubSpot	2	2.000 emails/mes con su marca	Equipo pequeño que vive del correo
Salesforce	2	Entrar cada 60 días	Probar antes de pagar
Bigin by Zoho	1	500 registros	Un comercial con cartera pequeña
Vtiger	10	3.000 registros	Equipo comercial de hasta diez
EngageBay	15	250 contactos	Muchos usuarios, base mínima
Odoo	1 app	Sin caducidad publicada	Quien ya usa Odoo para el resto
Brevo	No fijado	300 emails/día	Outbound de bajo volumen

La cifra que separa un free útil de una demo es el tope de contactos frente a tu cartera proyectada a un año. Zoho, con tres usuarios y sin caducidad, y Vtiger, con diez usuarios y 3.000 registros, dan aire a una pyme pequeña. EngageBay reparte usuarios en abundancia pero corta en 250 contactos: vale para probar con un equipo, y corto para una base mínima.

Los que no aguantan el primer año

El tope de contactos es el primer límite que rompe la operación. EngageBay anuncia 15 usuarios, pero 250 contactos se llenan con una base mínima de clientes y prospectos, y el salto al plan de pago no trae descuento por el camino. Bigin se queda en 500 registros: suficiente para probar el pipeline, corto para una cartera real en ventas B2B. La regla práctica es proyectar los contactos a un año (clientes, prospectos y las cuentas que tocas en cada llamada) y compararlos con el tope. Si la base no cabe, el gratuito es una demo con tus datos dentro, y el coste real llega con la migración.

La automatización es el segundo límite. Zoho deja los workflows en el plan free, pero HubSpot reserva las secuencias para Starter y EngageBay empieza la automatización de ventas en Growth. Un equipo que planea quince seguimientos automáticos a la semana debe presupuestar desde el primer día el nivel que los incluye. Salesforce añade una trampa distinta: si nadie entra en la cuenta durante 60 días, el plan se suspende, así que no sirve como almacén de tus datos.

Open source como alternativa gratis de verdad

EspoCRM, Dolibarr y SuiteCRM se descargan sin coste y se instalan en tu propio servidor. No hay tope de usuarios ni de contactos que te arranque la operación a mitad de trimestre, y los datos se quedan en tu casa. La contrapartida es el mantenimiento: servidor, copias de seguridad, actualizaciones y seguridad son trabajo tuyo. Para un negocio sin perfil técnico, esas horas suelen costar más que una licencia básica; para un equipo con alguien que administre el sistema, es la única entrada donde las decisiones siguen siendo tuyas.

Veredicto por perfil

Un comercial individual que controla su propia cartera encuentra en Zoho CRM tres usuarios gratis y sin caducidad, o en Bigin un pipeline simple con 500 registros; si la cartera pasa de esa cifra, el salto a Express cuesta 7 USD al mes. Un equipo pequeño de ventas encaja en Vtiger, con diez usuarios y 3.000 registros en One Pilot, o en EngageBay si la base cabe en 250 contactos. Y una pyme que sabe que va a crecer usa el plan free para validar, y decide el paso a pago por el siguiente escalón de precios, no por el apego al cero.

Qué cambia para ti

En las fichas de GuiaCRM tienes los límites y los precios con detalle:

• Zoho CRM: tres usuarios gratis y los límites por edición.
• HubSpot: dos usuarios gratis y las secuencias en el plan de pago.
• Bigin by Zoho: un usuario, 500 registros y el salto a Express.
• Vtiger: diez usuarios y 3.000 registros en el plan One Pilot.
• EngageBay: 15 usuarios con el tope de 250 contactos.

Si tu cartera no cabe en ningún plan gratuito, el artículo Mejores CRM gratuitos en 2026 ordena trece planes free con sus límites exactos, y CRM para autónomos cubre el caso de quien trabaja solo y factura.